Guide des pratiques Internet

Votre site Web tentera de répondre aux besoins de votre clientèle, mais aussi aux besoins internes de votre organisation. Peu importe le type de site que vous choisirez de mettre en place, vous devez établir aussi vos besoins prioritaires auxquels devra répondre votre site Web. Pour vous aider à établir vos priorités, voici treize des besoins les plus fréquemment exprimés par les organisations :

1. Réduire certains coûts (communication, diffusion de l'information)

Internet peut vous aider à réduire vos coûts de diffusion de l'information grâce au téléchargement de documents ou à la publication d'informations en format HTML. Il est moins coûteux, par exemple, de diffuser un document en format Acrobat (PDF) sur Internet que de faire un envoi postal. Il est également moins coûteux de faire la mise à jour ou la correction d'un document sur Internet que d'effectuer la réimpression puis la distribution d'un document en version papier. Le coût d'entreposage de milliers de documents imprimés peut aussi se révéler plus élevé que l'hébergement d'un fichier électronique, disponible sur le Web.

Leçon

Intégrez à votre stratégie de communication permanente la communication directe entre les coordonnateurs et les collectivités.

2. Faciliter les communications, les échanges et le réseautage

Il est fort probable que vous désiriez établir de nouveaux contacts grâce à Internet ou même consolider le réseautage avec vos membres, votre communauté et vos partenaires par des échanges de visibilité, d'information, de contenus ou de services. Il est possible, grâce à Internet, de faire parvenir vos coordonnées et votre courriel à un grand nombre de personnes et de mettre à la disposition de vos clients un formulaire de commentaires ou d'inscription à un atelier. Un site Web peut, par exemple, proposer un agenda d'activités, un service de presse, un forum de discussion, un répertoire d'intervenants et un échange de fichiers électroniques.

3. Garantir une visibilité 24 heures sur 24

Un site Web est disponible en tout temps. Il est donc possible de le consulter sans tenir compte des horaires de bureaux ou des fuseaux horaires.

4. Réduire les délais de communication avec votre clientèle et vos fournisseurs

Internet permet de réduire le temps d'échange entre les personnes. À l'aide de formulaires en ligne, du courriel ou de la mise en place d'un service de commande automatisé, vous pouvez réduire la durée d'un échange avec votre client ou votre fournisseur. En effet, il est plus rapide d'envoyer une lettre ou un document par courriel que par la poste. Parfois, répondre à une question par courriel ou à l'aide d'une « foire aux questions » prend moins de temps que d'y répondre par téléphone. La mise en place de systèmes Internet automatisant les échanges permet également de réduire le temps de traitement des données, l'information étant stockée dans des bases de données.

5. Améliorer votre image de marque

Il est assez facile de promouvoir votre image de marque par l'intermédiaire d'un site Web. En effet, une petite organisation peut s'afficher d'une façon aussi professionnelle qu'une multinationale. Il est néanmoins recommandé de faire appel aux services de graphistes expérimentés pour créer le logo et le design de votre site.

6. Donner de l'information sur votre organisme

Votre site Web peut contenir tous les renseignements liés à votre organisme et jouer le rôle de brochure promotionnelle. Vous pouvez rapidement afficher une prise de position, annoncer votre programmation ou dévoiler les noms des membres récemment élus de votre conseil d'administration.

7. Donner de l'information sur vos produits et services

Internet peut diffuser de l'information sur vos produits et services. Le produit que vous offrez, que ce soit une publication, une trousse d'alphabétisation, un logiciel ou autre, bénéficiera, grâce à Internet, d'une vitrine exceptionnelle. Un service après-vente peut s'ajouter à la liste de ce que vous voulez offrir à vos clients. Des conseils pratiques d'utilisation peuvent être intégrés à votre site. Certains sites proposent même une option d'aide ou de consultation en ligne, par le truchement d'une caméra Web.

8. Offrir en ligne des produits et des services

Diffuser de l'information sur vos produits et services, c'est bien, mais distribuer ou vendre en ligne, c'est encore mieux! Que ce soit un programme de formation, des produits, un logiciel ou des fiches pédagogiques, vos clients peuvent avoir un accès direct à vos produits et services. Offrir une programmation radio, proposer un service de nouvelles locales et communautaires ou encore donner accès à une salle de conférence virtuelle sont d'autres exemples qui illustrent bien tout le potentiel d'Internet que vous pouvez exploiter.

9. Augmenter la fréquentation de votre établissement

Vous aimeriez qu'il y ait davantage de visiteurs à vos bureaux ou dans votre magasin, ou encore qu'un plus grand nombre de personnes participent à votre atelier ou à votre conférence? Internet peut vous aider! Il est maintenant de notoriété publique qu'un nombre croissant de personnes recueillent de l'information sur le Web à propos d'un bien ou d'un service avant d'en faire l'acquisition en magasin. Votre site Web peut donc contribuer à l'augmentation de l'affluence du lieu où se tiennent vos activités.

10. Offrir une formation en ligne

Vous souhaitez offrir une formation en ligne aux membres de votre réseau ainsi qu'au grand public? À l'aide d'un gestionnaire de cours en ligne, vous pouvez proposer, à moindres frais, une formation. Ainsi, les utilisateurs de votre site bénéficient, en tout temps et à leur propre rythme, d'une formation continue.

11. Gérer les connaissances et recherche

Le Web peut vous aider dans vos recherches et dans la gestion des connaissances. La mise en place d'un système de gestion des connaissances, soutenu par une application spécialisée et une base de données, peut répondre à vos besoins et à ceux de votre clientèle.

12. Appuyer le recrutement des ressources humaines

Que ce soit pour publier une offre d'emploi ou recruter des bénévoles, Internet vous permet de rester en contact avec un large réseau de personnes d'une façon continue. Vous pouvez également utiliser Internet pour la gestion et la formation de vos ressources humaines.

13. Offrir des outils Internet

Internet offre une vaste gamme d'outils et d'applications utiles pour votre organisation ou votre clientèle. Faites en l'évaluation afin de voir lesquels répondent le mieux à vos besoins.

Ajoutez votre adresse Web à votre signature dans vos courriels. Ce détail ne coûte rien, mais peut rapporter beaucoup! N'oubliez pas le « http:// », car, de cette façon, le lien sera actif et les personnes seront tentées de cliquer directement dessus.

Documents utiles à consulter.

La préparation d'un profil général et technologique de votre clientèle et l'élaboration d'une liste de ses principaux besoins et intérêts constituent une excellente pratique à suivre dans la mise en œuvre d'une initiative TIC. La préparation d'un profil de votre clientèle précède habituellement le choix des services à offrir et la façon dont ils seront livrés.

Leçon

Assurez-vous de comprendre les vrais besoins de votre clientèle et ses priorités. N'agissez pas sur la base de rumeurs. De simples enquêtes de vérification peuvent s'avérer utiles.

Pour plus de détails, vous pouvez télécharger le document Exemple d'un questionnaire sur le profil de la clientèle.