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Volume 4 Numéro 3,6
Pratiques exemplaires

Dix moyens de mieux organiser son travail

Par : Marc LeBlanc
Editeur : Édimage

  1. Reproduisez le système de classement de votre bureau dans votre ordinateur. Créez des dossiers et des fichiers dans votre système informatique qui correspondent exactement à ce que vous avez dans vos classeurs et tiroirs. Il vous sera plus facile de retrouver des documents, qu'ils soient en format papier ou sur disque dur.

  2. Identifiez clairement les copies de vos documents sur disquettes. Premièrement, vous devez constamment faire des copies de vos documents informatisés. Deuxièmement, rangez dans un endroit sécuritaire ces copies en identifiant sur des étiquettes le contenu de chacune des disquettes.

  3. Créez un document contenant vos idées nouvelles. À l'aide de votre logiciel de traitement de textes, ouvrez un document que vous intitulerez « Nouvelles idées ». Chaque fois que vous avez une idée, inscrivez-la dans ce document. Par conséquent, lorsque vous serez en panne de nouveautés, vous pourrez le consulter et y trouver des idées ou des pistes qui vous inspireront.

  4. Aménagez votre bureau de sorte que le principal soit à la portée de la main. Évaluez l'emplacement de tout votre équipement de bureau en fonction de l'utilisation que vous en faites. Ainsi, si votre télécopieur est à côté de votre ordinateur et que vous n'envoyez que trois télécopies par semaine, déplacez-le un peu plus loin et remplacez-le par une pièce qui vous est utile plus régulièrement.

  5. Laissez la souris de côté de temps en temps. L'utilisation constante de la souris est une perte de temps considérable. Mémorisez les raccourcis clavier vous permettant de faire les opérations courantes.

  6. Créez vos propres raccourcis. Si vous utilisez fréquemment une commande avec votre souris et qu'elle n'existe pas sur votre clavier, vérifiez dans votre logiciel. Il est fort probable qu'il existe une option vous permettant de créer vos propres raccourcis.

  7. Utilisez le plus souvent possible la commande « style ». Si vous conservez les mêmes polices de caractères et les mêmes marges pour la plupart de vos documents, vous pouvez créer des « styles » qui vous économiseront beaucoup de « formatage » manuel.

  8. Préparez vos factures à l'ordinateur. Si vous faites partie des dinosaures qui n'avez pas encore fait le saut complet à l'informatique, assurez-vous au moins de préparer votre facturation à l'aide d'un logiciel conçu à cette fin. Les logiciels comptables vous offrent cette option, tout comme ceux de gestion.

  9. Téléphonez à la fin de la journée ou de la semaine. Vous avez plusieurs appels à faire et vous voulez qu'ils soient le plus court possible, sans offusquer vos interlocuteurs? Faites-les juste avant l'heure du midi, à la fin de la journée ou le vendredi après-midi. Les gens ne voudront pas engager une longue conversation à ce moment de la journée.

  10. Soyez bref. Maintenez votre correspondance à une seule page.


Sources : Home Office Computing, P.O. Box 53543, Boulder CO 80323-3543